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掲載日：2008.9.29

PlayBackMail
～“3つの機能”でメール誤送信を強力に防ぐ！～

メールの誤送信による情報漏えいの多くは「うっかりミス」が大きな原因となっていますが、送信前に第三者にチェックしてもらったり、メールそのものの使用を制限することは、日々の業務負荷が増大することとなります。『PlayBackMail（プレイバックメール）』は、宛先間違いやファイルの添付間違い、ダイレクトメールの送信時に大量の宛先を指定することで起こる情報漏えいなどを“3つの機能”で強力に防止します。

メール誤送信防止を行う主要機能

『PlayBackMail』では、メール送信時の「うっかりミス」を次の“3つの機能”で強力に防ぎます。

(1) 送信保留機能

従来、メールは送信ボタンを押したら送信されてしまい、取り戻せないものでした。この送信保留機能を使うと、書きかけメールの送信、添付ファイル忘れ、宛名間違いなどの「うっかりミス」をしても一時保留中に気づくことで取り戻すことができます。

(2) 添付ファイルの自動ZIP暗号機能

ファイルを添付したメールを「うっかりミス」で間違えて送信しても、添付ファイルが自動でZIP暗号化され、さらにパスワードを送信する前に、利用ユーザに送信内容がメールで通知されるため、送信後に再度間違いがないかチェックを行うことができます。パスワードも固定、ランダム等様々なパターンに対応できます。

(3) Bccへの強制書き換え機能

同報配信の際に、「うっかりミス」で宛先に大量のアドレスを指定して送信してしまっても、自動的に宛先をBccに書き換えることができます。

『PlayBackMail』は、「うっかりミス」でメールを送信しても、これらの“3つの機能”により、2重・3重の構えでメールの誤送信を防ぐことができるのです。

図1 : 『PlayBackMail』概要図

『PlayBackMail』のメリット

(1) 「送信保留機能」で「うっかりミス」を送信直後にストップ！

「送信保留機能」とは、送信メールを『PlayBackMail』の隔離領域に一旦保留しておく機能です。送信直後に宛先の間違いや添付ファイル忘れなどのミスに気がついた利用ユーザは、Webブラウザから隔離領域にアクセスし、メールを削除することで送信をキャンセルすることができます。

図2 : 「送信待機中メッセージ一覧画面」

削除されなかったメールは、あらかじめ設定しておいた時間が過ぎると自動的に送信され、すぐにメールを送りたい場合は、強制的に送信することも可能です。

送信ミスのほとんどが送信ボタンを押した直後に気付くことが多いため、一旦保留させておくだけで、多くの「うっかりミス」をストップすることができます。

図3 : 「送信保留機能」概要図

また、仮に宛先を間違えたファイル添付メールが保留機能を通過したとしても、添付ファイルの自動ZIP暗号化にも対応しているため、情報漏えいを防ぐことができます。

逆に、重要なファイルを暗号化してやり取りする際も、パスワード付きZIPの復号化はWindows XP以上の環境であれば特別なソフトを必要としないため、利用者負荷がかからないというメリットもあります。

図4 : 「添付ファイルの自動ZIP暗号機能」概要図

(2) 同報配信時のアドレス欄指定間違いによる情報漏えいは、「Bccへの強制書き換え機能」で防止！

「Bccへの強制書き換え機能」とは、宛先（To、Cc）に一定数以上のアドレスが含まれる場合に、宛先を強制的にBccに書き換える機能です。

例えば、大量のアドレスを指定して同報配信を行った場合でも、宛先に10件以上のアドレスが指定されていれば自動的にBccに書き換えて配信するため、メールアドレスの流出を防ぐことができます。

また、Bccに書き換えられると、送信者と管理者に警告メールが送信されるので、問題があればユーザ隔離画面から該当メールを削除することもでき、そのままBccに書き換えられた形で送信することもできます。

図5 : 「Bccへの強制書き換え機能」概要図

(3) AD、Outlook連携により、さらに効率化された誤送信防止環境を提供！

『PlayBackMail』には、システム管理者、Outlook利用者向けに、次の有効な連携機能を“無料”で提供しています。

AD連携が可能

ユーザ管理を、Active Directoryで一元管理できるようにするモジュールを無償で提供しています。このモジュールを利用することで、Active Directoryにユーザを追加・削除するだけで、『PlayBackMail』のユーザを自動的に作成・削除することができるため、システム管理者の負担を軽減することができます。

Outlookに「プレイバックメールボタン」の実装が可能

Microsoft Office Outlook 2003、2007用のアドオン機能として、Webブラウザを使わずに『PlayBackMail』の送信待機中メッセージ一覧を簡単に表示して利用できる「プレイバックメールボタン」を無償で提供しています。

図6 : 「プレイバックメールボタン」