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メール誤送信防止製品導入の手引
BRODIAEA safeAttach

掲載日：2008.9.29

BRODIAEA safeAttach
～添付ファイルの自動ZIP暗号化で、電子メールの誤送信を防止～

メール誤送信には、心証を害するものから機密情報の漏えいにつながるものまで様々なケースがあります。その中でも頻度が高く、場合によっては大問題に発展する可能性が高いものが、宛先を間違えて添付ファイルメールを送信することによる情報漏えいです。『BRODIAEA safeAttach』は、添付ファイルを自動的に漏れなく暗号化することで、誤送信による情報漏えいを防止します。

メール誤送信防止を行う主要機能

『BRODIAEA safeAttach』では、次の機能によりメール誤送信による情報漏えいを柔軟かつより強固に防ぐことができます。

(1) 添付ファイルの自動ZIP暗号化機能

メール送信時に添付ファイルを自動的に暗号化して送信することができます。

送信者側で暗号化処理を行う必要がなく、漏れなく確実に暗号化を行うことができます。暗号化には既に広く使用されている標準的なZIP暗号を使用しているので、受信者も簡単に復号することができます。

また、社内のメールは暗号化しない、あるドメインや特定のメールアドレスへの送信時には固定パスワードを使用するなど柔軟なルール設定が可能です。

(2) 同報配信時のアドレス情報漏えい対策機能

メール誤送信による情報漏えいでよく表沙汰になるケースとして、同報配信時にBccとTo、Ccを間違えてアドレスを設定、送信し、アドレス情報が漏えいするというものがあります。

『BRODIAEA safeAttach』では、メール送信時にTo、Ccに設定されたアドレス数が一定数を超えた場合の送信を拒否することで、アドレス情報の漏えいを防止することができます。

図1 : 『BRODIAEA safeAttachシリーズ』暗号化イメージ

『BRODIAEA safeAttachシリーズ』のメリット

(1) 社内教育必要なし！今すぐ始められる誤送信防止対策

従来、添付ファイルの暗号化処理は、メール送信者自身がファイルにパスワードを設定したり、暗号化したりしていました。そのため、添付ファイルを暗号化し忘れるだけではなく、送信者によっては暗号化ポリシーを守らないケースも見られました。

『BRODIAEA safeAttach』では、設定した暗号化ポリシーに従い、漏れなく、送信者に全く負担をかけずに、自動的に添付ファイルを暗号化することができます。

図2 : 『BRODIAEA safeAttache』導入前後の送信フローイメージ比較

尚、暗号化方式にはパスワード付きZIPを採用しています。受信者側がWindows XP以上の環境であれば、添付ファイルをダブルクリックし、パスワードを設定するだけで復号できるので、相手を選ばずにファイル添付メールの誤送信による情報漏えいを防ぐことができます。

図3 : 受信者復号時のパスワード入力画面

(2) パスワードメールのコントロールにより、誤送信時の添付ファイルの開封を防止！

メール誤送信防止や暗号化製品では、暗号化メール送信後に、別メールでパスワードを送信する機能があります。ただし、この機能を利用する場合、パスワードの通知メールが即時に受信者に送られてしまってはメールの誤送信防止にはなりません。

『BRODIAEA safeAttach』では、パスワードはまず送信者宛てにメールで通知されます。一般的には、設定時間経過後にパスワードメールを受信者に送信したり、送信者が電話やFAX、郵送等で通知することになりますが、『BRODIAEA safeAttach』では、受信者にパスワードをメールで自動的に通知することもできます。そのパスワードを通知する際に次の2種類の誤送信防止機能を提供しています。（特許取得：特願2007-016910）

[パターン 1]パスワード通知メールキャンセル機能
パスワード通知メールを受信者に自動送信する場合、あらかじめシステムで設定した時間内であれば通知メールをキャンセルすることができます。

[パターン 2]送信者確認機能
送信者がWebインターフェースにアクセスし、パスワード通知メールの宛先に誤りがないか確認してから送信することができます。

図4 : パスワード通知メールの送信画面

(3) 柔軟かつ細やかなポリシーを適用できる！

『BRODIAEA safeAttach』では、下記のような細やかなポリシーを適用できるため、柔軟かつセキュアな誤送信による情報漏えい対策が可能となります。

・社内のメールは暗号化しない。
・あるドメインへの送信時には固定パスワードを使用する。
・「極秘」等、特定のキーワードを含む題名のメールは暗号化する。
・拡張子が、".doc"、'.xls"で終わる添付ファイル付きのメールは送信をブロックする。
・それ以外のメールはランダムパスワードで暗号化する。　等々

図5 : 暗号ルール設定画面（1）

図6 : 暗号ルール設定画面（6）

また、メール誤送信による情報漏えいでよく表沙汰になるケースとして、同報配信時にBccとTo、Ccを間違えてアドレスを設定、送信し、アドレス情報が漏えいするというものがあります。住所録等にメールアドレスと名前を登録している場合は、アドレスだけではなく、名前も漏えいしてしまうため、同報配信は非常にリスクの高い作業と捉えなくてはなりません。

BRODIAEA safeAttach』では、メール送信時にTo、Ccに設定されたアドレス数が一定数を超えた場合に送信を拒否することができるため、誤送信による大事故を未然に防ぐことができます。

図7 : ルール設定画面

大容量添付ファイルをやり取りする場合は、『BRODIAEA safeAttach Enterprise』

上位モデルであるsafeAttach Enterpriseは、メール送信時に添付ファイルをセキュアに受け渡す手段として、ZIP暗号化機能だけではなく、添付ファイルダウンロード機能にも対応します。またsafeAttach Enterpriseには、ウェブからのダウンロード時に認証をかけたり、ダウンロードの回数制限、公開期限、公開後の非公開設定など、アクセス制御もかけることが可能です。電子メールで大容量の添付ファイルをやり取りする場合や、添付ファイルの受け渡し時にアクセス制限をかける必要がある場合には、safeAttach Enterpriseをご検討ください。