News Headline：キー・ポイント、グループメール共有システム『GrpMail』をバージョンアップし、キーワードチェックによるメール文書監視等、管理機能を強化

キー・ポイント、グループメール共有システム『GrpMail』をバージョンアップし、キーワードチェックによるメール文書監視等、管理機能を強化(2008.5.15)

キー・ポイントは、グループメール共有システム『GrpMail（グループメール）』をバージョンアップし、「対応漏れ」「誤配信」「情報分散」といった、企業のサポートデスクの三大課題の防止に注力した機能をリリースした。

『GrpMail』は、1つのメールアドレスを複数人で共有し、メールの情報共有が行えるメール共有システム。1つのメールアドレスを個人で運用するのではなく、メールアドレスを複数人で共有することによって、二重対応、対応漏れを防ぐことができる。ブラウザから容易に利用でき、企業の有能なサポートデスク支援システムとして活用できる。

今回のバージョンアップでは、キーワードチェックやメール作成者以外のチェックが必要な二重の送信前確認機能で、誤配信、不正なメールの配信防止のための機能を強化。企業内メール・情報共有システムとしての十分なセキュリティ強化を実現した。

また、メール共有だけではなく、電話や訪問履歴も本システムで管理でき、案件の進捗や現状を共有し、把握することができるようになった。

『GrpMail』の主なバージョンアップ内容

・禁止キーワードの文書自動監視および承認機能とメール作成者以外の送信前確認による二重チェック
秘密文書や業務上ふさわしくない単語を含むメールの送信を防ぐ為、メール送信時に禁止キーワードによるフィルタリングが可能。キーワードチェックにヒットしたメールは管理者が文書を確認し、承認又は差戻すことができる。また、送信前にメール本文作成者以外の確認を必要とすることもでき、キーワード監視と合わせて二重チェックを行うことができる。メール文書からの情報漏洩を防止すると共に、誤配信回避および業務上の文書の品質向上の効果を見込める。

・訪問対応や電話対応もシステムで管理し情報分散を防止＝案件一元管理
メールでの顧客対応だけでなく、案件単位での電話対応や訪問対応の管理が可能。電話で誰がどのような対応をしたか、営業訪問時にどのようなやりとりをしたか等を記録することによって、グループ内で案件の経緯をくまなく確認することが可能。

・未処理件数を監視するタスク常駐型アプリ『GrpMail Checker』提供
WindowsXP、WindowsVista向けタスク常駐型アプリケーションソフト『GrpMail Checker』は、所属しているグループの未処理件数を一定間隔で通知する。チェッカーで監視することによって、ブラウザから『GrpMail』を開く必要がなく、タスクトレイから自動的に『GrpMail』へログインすることも可能。担当者が割り当てられた際にも通知されるため、未ログインによる対応の見逃しも防止できる。

・タグ機能を強化。メール管理も案件管理もタグ1つで連携
今回のバージョンアップでは、従来のタグクラウド方式を廃止し、複数のタグからの検索を可能にすることで、目的のメールへの絞り込みを迅速化し、業務効率の向上を実現。さらに、各タグに案件を関連付けることによって、メールと案件の紐づけも可能。案件に関連するメール・電話・訪問対応を一つの画面で時系列で閲覧することができる。

・削除済みメールもアーカイブ化。内部統制、情報漏洩対策を強力に支援
『GrpMail』で受信や送信したメールは、ユーザが削除したメールを含む全てを独自のメールデータベースに保存し、閲覧することが可能。全てのメールを保存しておくことで、事故発生時の原因究明や対応の事実の証明にも利用でき、企業のリスクヘッジにつながる。

尚、『GrpMail』はASPで提供しており、容量3GBで初期費用2万円（税抜）、月額費用1万円（税抜）となる。25GB、200GBのプランも用意している。